我從公司監察部調入綜合辦公室已經(jīng)快兩年了，叫我寫(xiě)辦公室工作真感覺(jué)有點(diǎn)困難。它既不像項目部建造一棟又一棟的大樓，也不像搞經(jīng)營(yíng)的中了一個(gè)又一個(gè)大標。但是呆久了，也會(huì )覺(jué)得小小“辦公室”里也有許多“大學(xué)問(wèn)”。
剛剛到綜合辦公室一切都很陌生，時(shí)間久了便漸漸從摸著(zhù)“石頭過(guò)河”到“看著(zhù)石頭過(guò)河”了，一切都熟悉了起來(lái)。綜合辦公室一直以來(lái)都是很“雜”的部門(mén)，很多都是一些臨時(shí)瑣碎的工作。辦公室工作不需要你十分專(zhuān)業(yè)的財務(wù)知識、也不需要專(zhuān)業(yè)工程管理知識，但是你多多少得看懂點(diǎn)財務(wù)報表、工程預(結)算表、也得多多少少看得懂點(diǎn)工程類(lèi)的相關(guān)資料?？粗?zhù)看著(zhù)，慢慢也就“入了門(mén)”。
結合實(shí)際，優(yōu)化用印程序
再瑣碎的事情也要思考創(chuàng )新，這樣才可以讓自己從凌亂中解脫出來(lái)。我主要負責印章管理、文件管理及會(huì )議會(huì )務(wù)等工作。經(jīng)驗日積月累，我發(fā)現原有的印章管理制度有很多可以?xún)?yōu)化的地方，進(jìn)而達到提高工作效率的效果。
原先的印章審批是所有資料都先經(jīng)過(guò)辦公室登記，并使用公司專(zhuān)門(mén)的“用印登記簿”找領(lǐng)導簽字。一兩個(gè)人還可以，但是如果同時(shí)用印超過(guò)3個(gè)人以上就顯得很繁瑣。項目部辦事人員拿著(zhù)用印登記簿到處跑，很有可能不能及時(shí)歸還，其他辦事人員就得在辦公室一直等待用印登記簿的回來(lái)，嚴重耽擱了辦事的時(shí)間。此外，上面的一些保密信息也很容易泄露。
現代社會(huì )各種新科技出現，讓我們的生活變得更加便捷。提高工作效率，也就需要我們不斷思考創(chuàng )新。在與部門(mén)負責人商量后，決定優(yōu)化公司印章審批流程，提高用印效率。一是凡是涉及經(jīng)濟責任的用印申請，由項目經(jīng)理首先審核，改變了以前辦事人員直接通過(guò)部門(mén)審核后拿給領(lǐng)導審核的程序，降低了用印風(fēng)險。二是對用印申請表填寫(xiě)做出了嚴格要求。用印申請表模仿公司報銷(xiāo)單據進(jìn)行審批用印，更加細致和高效。三是創(chuàng )新性采用電腦臺賬。將每一張用印申請錄入電腦，做好分類(lèi)并及時(shí)對用印內容查詢(xún)、統計分析，電子臺賬與紙質(zhì)臺賬相結合，提高用印效率。電子臺賬與紙質(zhì)臺賬結合的管理方式也運用在了文件管理工作中，各種字號的來(lái)文能夠清晰查閱。結合OA辦公系統，讓信息化辦公更加高效。
思考創(chuàng )新，微信程序來(lái)幫忙
辦公物品采購與領(lǐng)用也是一項比較繁瑣的工作。以往入庫及發(fā)放沒(méi)有嚴格規范，清點(diǎn)剩余物品的時(shí)候，也只有去庫房查看。對這個(gè)月入庫了多少，上個(gè)月剩余了多少沒(méi)有清晰概念。雖然說(shuō)每次領(lǐng)用都需要簽字，但也不能查看總共領(lǐng)取了多少，現在庫房還剩下了多少。且有的登記不規范，到最后哪些人領(lǐng)取了哪些東西并不能切實(shí)從紙質(zhì)文檔中反映出來(lái)。
有什么方法能夠更加簡(jiǎn)便的管理辦公物品呢？通過(guò)網(wǎng)上查詢(xún)，我發(fā)現了一個(gè)辦公物品線(xiàn)上管理系統。該系統以微信為平臺，操作簡(jiǎn)單并且完全免費。如今人人都在使用微信，領(lǐng)用人通過(guò)微信掃碼即可進(jìn)入系統，登記自己需要領(lǐng)用的物品及數量；作為物品管理者，也能夠通過(guò)系統對已發(fā)生的數據生成報表，各種要素一目了然。同時(shí)，它還有成本分析、庫存統計、領(lǐng)用統計、管理員入庫等許多實(shí)用的功能，大大提高了辦公用品管理的工作效率。
綜合辦公室是典型的服務(wù)部門(mén)，與其他部門(mén)相比，可能少了一點(diǎn)專(zhuān)業(yè)，多了一些繁瑣。但我始終相信任何事物都有規律，掌握了規律，嘗試創(chuàng )新才會(huì )讓它變得有趣、有意義。在今后的工作中，我也會(huì )繼續留心工作中的細節，不斷改進(jìn)工作方法，真正為大家辦好事、服好務(wù)。
